Contrata krok po kroku — jak platforma organizuje gotowość kontrolną PIP

Krok 1: Importujesz listę kontrahentów

Zacznij od zbudowania bazy. Contrata pozwala dodać kontrahentów ręcznie lub zaimportować ich listę z pliku. Dla każdego kontrahenta platforma tworzy oddzielną kartę z pełną historią dokumentacji.

To punkt wyjścia, od którego wszystko się organizuje: nie jeden wspólny folder, lecz indywidualny profil dla każdej osoby współpracującej z firmą na podstawie umowy B2B lub UoD.

Krok 2: Uzupełniasz dokumentację dla każdego kontrahenta

Dla każdej karty możesz dodać kluczowe dokumenty:

• Umowę B2B lub UoD z aktualnym zakresem świadczonych usług
• Zakresy zadań opisane przez efekty — nie godziny ani polecenia co do sposobu pracy
• Harmonogram faktur spójny z zakresem i datami rozliczeniowymi
• Korespondencję potwierdzającą niezależny charakter współpracy
• Projekt ewidencji — szablon wymagający weryfikacji przez dział prawny lub HR

Contrata organizuje te dokumenty według kategorii, nie pozwala ich pomieszać i pokazuje, czego brakuje.

Krok 3: Sprawdzasz status gotowości kontrolnej

20-punktowy checklist gotowości kontrolnej to serce platformy. Każdy punkt odnosi się do konkretnego kryterium, jakie weryfikuje inspektor PIP podczas kontroli:

• Czy klauzula samodzielności jest obecna w umowie?
• Czy zakres zadań jest rozliczany przez efekty, nie czas?
• Czy faktury są spójne z harmonogramem prac?
• Czy korespondencja nie zawiera poleceń co do sposobu pracy?
• Czy projekt ewidencji jest gotowy do weryfikacji?

Dla każdego kontrahenta checklist pokazuje, które punkty są spełnione, które wymagają uzupełnienia, a które są krytyczne. Status jest zawsze aktualny — nie ma potrzeby ręcznego przeliczania.

Krok 4: Ustawiasz alerty i monitorujesz zmiany

Contrata informuje o brakach w dokumentacji i zbliżających się terminach automatycznie. Dział HR i CFO nie muszą pamiętać o każdym kontrakcie z osobna — system sygnalizuje, kiedy coś wymaga uwagi.

Historia zmian rejestruje każdą aktualizację: kto dodał dokument, kiedy i jaką wersję. To ważne w kontekście kontroli — inspektor może zapytać, kiedy firma podjęła działania w celu uzupełnienia dokumentacji.

Krok 5: Eksportujesz dokumentację przed kontrolą

Gdy nadchodzi kontrola PIP — lub gdy chcesz przeprowadzić wewnętrzny audyt — Contrata pozwala wyeksportować pełną dokumentację dla wybranego kontrahenta jednym kliknięciem.

Zamiast zbierać dokumenty z kilku miejsc przez kilka dni, dział HR dostaje gotowy pakiet w kilka minut. Czas przygotowania dokumentacji skraca się z dni do godzin.

Co Contrata nie robi

Warto być precyzyjnym: Contrata to narzędzie compliance i organizacji dokumentacji — nie oprogramowanie prawnicze i nie system zastępujący ocenę prawną.

Projekt ewidencji generowany przez platformę jest szablonem wymagającym weryfikacji przez dział prawny lub HR. Odpowiedzialność za treść dokumentów i ich zgodność z prawem zawsze pozostaje po stronie firmy.

Contrata daje narzędzia do organizacji i gotowości. Ocenę merytoryczną przeprowadzają ludzie.

Dla kogo jest Contrata?

Platforma jest dedykowana przede wszystkim:

• Dyrektorom HR — którzy zarządzają dokumentacją dziesiątek lub setek kontrahentów i potrzebują jednego miejsca, a nie rozproszonego Excela
• Dyrektorom Finansowym i CFO — którzy odpowiadają za ograniczenie ryzyka finansowego związanego z reklasyfikacją B2B
• Menedżerom compliance — którzy muszą wykazać gotowość kontrolną przed zarządem lub audytorami

Contrata jest szczególnie przydatna w branży IT, agencjach kreatywnych i firmach usługowych, gdzie model współpracy z kontrahentami B2B jest powszechny i gdzie ryzyko reklasyfikacji jest najwyższe.

Jeśli chcesz zobaczyć platformę w działaniu, zacznij od bezpłatnego okresu próbnego na contrata.pl.