Jeden dzień przed 8 lipca — co jeszcze możesz zrobić dla gotowości kontrolnej

Jutro, 8 lipca 2026 roku, wchodzi w życie nowelizacja PIP, która zmienia zasady kontroli umów B2B i UoD w Polsce. Inspektorzy zyskują uprawnienie do wydania decyzji administracyjnej o reklasyfikacji umowy — bez wyroku sądu, z natychmiastowym skutkiem finansowym.

Nie ma już czasu na kompleksowy audyt wszystkich kontrahentów. Jest czas na działanie w czterech konkretnych obszarach.

1. Zidentyfikuj kontrahentów z najwyższym ryzykiem

Nie każda umowa B2B niesie takie samo ryzyko reklasyfikacji. Skoncentruj ostatnie godziny na kontrahentach, którzy spełniają jeden lub więcej z poniższych kryteriów:

• Wyłączność — świadczy usługi tylko dla Twojej firmy
• Stałe godziny pracy — regularnie pracuje w tych samych godzinach co pracownicy
• Polecenia co do sposobu pracy — otrzymuje wskazówki „jak" wykonywać zadania, nie tylko „co" ma dostarczyć
• Sprzęt firmowy — używa wyłącznie urządzeń i oprogramowania należącego do pracodawcy
• Brak widocznej działalności — nie reklamuje się, nie ma strony, nie ma innych klientów

Jeśli jeden kontrahent spełnia trzy lub więcej z tych kryteriów, to właśnie od niego zacznij.

2. Sprawdź dokumentację pod kątem trzech elementów

Nie musisz dziś przerabiać umów — to wymaga czasu prawnego, którego nie ma. Możesz natomiast sprawdzić, czy trzy kluczowe dokumenty są w ogóle dostępne i kompletne.

a) Zakres zadań rozliczany przez efekty
Czy dla każdego kontrahenta istnieje opis zakresu usług odnoszący się do wyników — nie do godzin, grafiku ani sposobu pracy? Inspektor szuka tego w pierwszej kolejności.

b) Faktury spójne z zakresem
Czy faktury opisują usługę (efekt) i odpowiadają harmonogramowi? Faktury z opisem „usługi IT — miesiąc [data]" bez konkretyzacji to sygnał ryzyka.

c) Korespondencja służbowa
Czy w mailach lub wiadomościach kierowanych do kontrahenta nie ma poleceń co do sposobu pracy? „Bądź na call o 9:00 każdego dnia" lub „Pracuj na naszym VPN" mogą być interpretowane jako cechy stosunku pracy.

3. Upewnij się, że wiesz, gdzie są dokumenty

Przy kontroli PIP inspektorzy nie czekają. Jeśli dokumentacja jest rozproszona po Excelu, wiadomościach e-mail, OneDrive i prywatnych folderach, jej zebranie zajmuje dni. Inspektorzy widzą ten chaos i traktują go jako sygnał braku organizacji.

Jeszcze dziś: zidentyfikuj, gdzie fizycznie lub cyfrowo przechowywana jest dokumentacja dla każdego kontrahenta z grupy ryzyka. Nie musisz tego przenosić — wystarczy, że wiesz, gdzie to jest i możesz to dostarczyć w ciągu godziny.

4. Przekaż informację do działu HR i CFO

Gotowość kontrolna nie jest odpowiedzialnością jednej osoby. Dziś — przed jutrzejszym wejściem przepisów w życie — warto upewnić się, że:

• HR wie, które umowy są aktywne i kto odpowiada za ich dokumentację
• CFO rozumie, jakie ryzyko finansowe niesie ewentualna reklasyfikacja (zaległe składki ZUS + kary do 30 000 zł)
• Jest jedna osoba, która w razie kontroli koordynuje dostarczanie dokumentów

Gotowość to nie tylko dokumenty — to też wiedza, kto co robi, gdy inspektor pojawia się bez uprzedzenia.

Co robić po 8 lipca?

Wejście przepisów w życie nie oznacza, że kontrole zaczną się jutro rano. Inspektorzy PIP pracują na planie kontroli — firmy zazwyczaj mają kilka tygodni lub miesięcy, zanim faktycznie dojdzie do kontroli.

To oznacza, że jeśli dziś nie zdążyłeś ze wszystkim — masz jeszcze czas na systematyczne uzupełnienie dokumentacji po wejściu przepisów. Ważne, żeby ten proces był ciągły, a nie jednorazowy.

Narzędzia compliance takie jak Contrata pomagają utrzymać porządek w dokumentacji kontrahentów na co dzień — nie tylko w przeddzień kontroli.

Zacznij bezpłatny okres próbny na contrata.pl i sprawdź, jak platforma organizuje gotowość kontrolną dla Twojej firmy.